راهکار ارسال فکس از طریق ویپ
با توجه به نیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها در زمینه ایجاد ارتباطات یکپارچه و پیشرفت تکنولوژی در این حوزه، امکان دریافت و ارسال فکس از حالت سنتی به دیجیتال تغییر یافته و این امکان فراهم شده تا بدون نیاز به کاغذهای مصرفی مربوط به دریافت فکس، امکان ذخیره‌سازی در فضایی از حافظه مانند هارد دیسک و یا حافظه‌های جانبی را فراهم شود. این شیوه باعث می‌شود که از هدر رفتن منابع زیادی از سازمان جلوگیری شود و همچنین باعث کمتر آلوده کردن محیط زیست و کاهش استفاده از منابع طبیعی می‌شود.
چرا استفاده از فناوری ویپ؟
در اکثر کشورهای پیشرفته استفاده از ویپ و یا فکس‌سرور کاملا رایج و عمومی شده است ولی متاسفانه در داخل کشور به دلیل عدم اطلاع رسانی، همچنان از سیستم‌های سنتی دریافت و ارسال فکس به صورت کاغذی استفاده می‌شود که باعث اعمال هزینه‌های بالا بابت کاغذهای مصرفی و هزینه استهلاک دستگاه‌های سنتی فکس و سرعت بسیار پایین در اینگونه دریافت‌ها و ارسال‌ها می‌باشد. اما با صرف هزینه اندک حتی شرکت‌های کوچک نیز می‌توانند با استفاده از فناوری ویپ امکان ارسال و دریافت چندین فکس همزمان با سرعت بالا را برای خود فراهم سازند و هزینه‌های خود کاهش دهند.
با استفاده از فناوری ویپ هر کاربر می‌تواند فکس‌های دریافتی خود را به صورت سند الکترونیکی ذخیره نماید یا در ایمیل خود مشاهده نماید و یا هر فایل الکترونیکی (تصویر، متن یا pdf) را به عنوان فکس ارسالی به تعداد بالا برای سازمان‌ها در مدت زمان بسیار کوتاه ارسال نماید که این امر باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود درحالی‌که در صورت استفاده از فکس‌های سنتی شما می‌بایست برای ارسال هر فکس زمان زیادی گذاشته و شماره‌گیری مجزایی را انجام دهید در حالی که با فناوری ویپ با انتخاب هر شماره به طور مجزا و یا گروهی می‌توانید تنها با فشردن یک کلیک ارسال گروهی به چندین شماره و یا جداگانه را داشته باشید.
طریقه کار فکس از طریق ویپ
با استفاده از فناوری ویپ، سیستم فکس همانند فکس‌سرور (Fax Server) عمل می‌کند. فکس‌سرور خود دارای صف ارسال، ارسال مجدد، ایمیل فکس‌های ورودی و گزارش‌گیری می‌باشد. بنابراین وجود حتی یک خط ارسال فکس هم برای یک مجموعه کفایت می‌کند و کاربر نیازی نیست منتظر آزاد شدن خط بماند زیر فکس سرور درخواست را از کاربر می‌گیرد و به محض آزاد شدن خط آن را ارسال می‌کند.
همچنین هیچ تفاوتی درگیرنده فکس نمی‌کند که از تکنولوژی ویپ استفاده می‌کند و یا از فکس‌های سنتی کاغذی، در هر دو حالت ارتباط به سهولت برقرار می‌شود.
نحوه ذخیره‌سازی این گونه فکس‌ها به صورت انتخابی در قالب‌های PDF و یا عکس می‌باشد که در صورت نیاز امکان کپی و یا پرینت از آن می‌باشد. همچنین این فناوری از کدک‌های T30 و T38 برای دریافت و یا ارسال فکس استفاده می‌نماید.